Politique de confidentialité

PROVINCE DE QUÉBEC
MUNICIPALITÉ DE SAINT-AMBROISE-DE-KILDARE
MRC DE JOLIETTE

Politique de confidentialité de la Municipalité de Saint-Ambroise-de-Kildare
traitant des renseignements personnels

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En conséquence, le conseil décrète ce qui suit :
CHAPITRE I — APPLICATION ET INTERPRÉTATION

1. DÉFINITIONS

Aux fins de la présente politique, les expressions ou les termes suivants ont la signification ci-dessous énoncée :
CAI : Désigne la Commission d’accès à l’information créée en vertu de la Loi sur l’accès;
Conseil : Désigne le conseil municipal de la Municipalité de Saint-Ambroise-de- Kildare;
Employé : Désigne un élu.e, un cadre ou un employé, à temps plein ou temps partiel, permanent, saisonnier ou contractuel;
Cycle de vie : Désigne l’ensemble des étapes d’existence d’un renseignement détenu par la Municipalité et plus précisément sa création, sa modification, son transfert, sa consultation, sa transmission, sa conservation, son archivage, son anonymisation ou sa destruction ;
Loi sur l’accès : Désigne la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ c. A -2,1 ;
Personne concernée : Désigne toute personne physique pour laquelle la Municipalité collecte, détient, communique à un tiers, détruit ou rend anonyme, un ou des renseignements personnels ;
Partie prenante : Désigne une personne physique en relation avec la Municipalité dans le cadre de ses activités et, sans limiter la généralité de ce qui précède, un employé ou un fournisseur ;
Politique de gouvernance PRP : Désigne la politique administrative concernant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de la Municipalité ;
PRP : Désigne la protection des renseignements personnels ;
Renseignement personnel (ou RP) : Désigne toute information qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier directement ou indirectement, comme : l’adresse postale, le numéro de téléphone, le courriel ou le numéro de compte bancaire, que ce soit les données personnelles ou professionnelles de l’individu ;
Renseignement personnel (ou RP) sensible : Désigne tout renseignement personnel qui suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée de tout individu, notamment en raison du préjudice potentiel à la personne en cas d’incident de confidentialité, comme l’information financière, les informations médicales, les données biométriques, la date de naissance, le numéro d’assurance maladie, le numéro d’assurance sociale, le numéro de permis de conduire ou l’orientation sexuelle ;
Responsable de l’accès aux documents (ou RAD) : Désigne la personne qui, conformément à la Loi sur l’accès, exerce cette fonction et répond aux demandes d’accès aux documents de la Municipalité ;
Responsable de la protection des renseignements personnels (ou RPRP) : Désigne la personne qui, conformément à la Loi sur l’accès, exerce cette fonction veille à la protection des renseignements personnels détenus par la Municipalité.

2. OBJECTIFS

La Politique de confidentialité vise les objectifs suivants :

• Énoncer les orientations et les principes directeurs destinés à assurer efficacement la confidentialité de tout RP recueilli par tout moyen technologique ;
• Protéger la confidentialité de tout RP recueilli par la Municipalité tout au long de son cycle de vie ;
• Indiquer les moyens technologiques utilisés pour recueillir tout RP, les fins pour lesquelles celui-ci est recueilli et son traitement au sein de la Municipalité ;
• Assurer la confiance du public en la Municipalité, faire preuve de transparence concernant le traitement des RP et les mesures de PRP appliquées par la Municipalité et leur donner accès lorsque requis.

CHAPITRE II — COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONSENTEMENT

3. CONFIDENTIALITÉ

• La Municipalité conserve de façon confidentielle tout RP recueilli et le rend accessible uniquement aux employés qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions;
• La Municipalité précise sa pratique de confidentialité lors de l’obtention de tout consentement de la personne concernée à la collecte de tout RP;
• La Municipalité applique des mesures de sécurité équivalente, quelle que soit la sensibilité des RP détenus, afin de prévenir les atteintes à leur confidentialité et à leur intégrité, le tout sous réserve des exceptions prévue à la Loi sur l’accès.

4. TYPES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS PAR LES SERVICES

La Municipalité détermine le type de RP recueilli, les fins pour lesquelles ceux-ci le sont, les moyens par lesquels ces derniers sont recueillis et les colligent conformément au tableau présent en Annexe I de la présente Politique.

5. CONSENTEMENT À LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

• La Municipalité ne procède pas à la collecte et à la conservation de tout RP sans le consentement de la personne concernée, sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l’accès;
• Est entendu que le consentement est donné à des fins spécifiques, pour une durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il est demandé, et doit être :
  • Manifeste : ce qui signifie qu’il est évident et certain ;
  • Libre : ce qui signifie qu’il doit être exempt de contraintes ;
  • Éclairé : ce qui signifie qu’il est pris en toute connaissance de cause.
• Sauf dans les circonstances permises par la Loi sur l’accès, la Municipalité ne transmet pas à un tiers un RP concernant une personne concernée sans le consentement spécifique de cette personne à tel transfert;
• Afin de manifester son refus à la collecte, l’utilisation et la détention de RP la concernant, la personne concernée doit
  • À la suite de la réception d’un formulaire de la part de la Municipalité ou tout autre document intégrant une demande visant à obtenir son consentement à la collecte de renseignements personnels, en signifiant son refus en ne signant pas le formulaire et en avisant l’employé de la Municipalité lui ayant fait parvenir ledit formulaire ;
  • Lors de toute démarche faite directement sur le site Internet de la Municipalité, afin de bénéficier de tout service prodigué par la Municipalité, en suivant les indications à l’endroit prévu aux fins de signifier son refus.
• Une personne concernée peut se voir refuser l’accès à différents services de la Municipalité lorsqu’elle ne donne pas son consentement à la collecte et la détention de tout RP;
• Malgré ce qui précède, une personne concernée se verra refuser l’accès à tout service de la Municipalité dans les circonstances suivantes :
  • Le refus par un candidat employé à la collecte de tout RP aux fins d’évaluer sa candidature pour tout emploi offert par la Municipalité ;
  • Le refus par tout propriétaire d’immeuble devant faire l’objet d’une évaluation foncière à la collecte de tout RP par le service aux membres de l’évaluation foncière de la Municipalité ;
  • Le refus par toute personne désireuse (ou le titulaire de l’autorité parentale d’un enfant) de participer à une formation, un atelier ou une fête dont certains RP sont requis pour une inscription;
  • Le refus par tout propriétaire d’immeuble devant faire l’objet d’une demande de permis, certificats ou attestation, qui requiert des RP ;
  • Le refus par tout détenteur de compte d’une institution financière permettant le paiement des taxes de manière automatisée;
  • Le refus par toute personne, sauf celle mentionné précédemment, qui demande l’envoie et/ou la conception d’un document qui nécessite l’obtention d’un RP.
• Le consentement à la collecte de tout RP au moyen d’un enregistrement vocal ou visuel, comporte le droit pour la Municipalité de procéder à la reproduction ou à la diffusion de tout tel enregistrement, si cela est justifié en fonction des fins pour lesquels il a été recueilli. Chaque reproduction étant soumise aux mêmes règles pour la protection des renseignements personnels.

CHAPITRE III – DROITS D’ACCÈS ET DE RECTIFICATION

6. DROITS D’ACCÈS

• Toute personne a le droit d’être informée de l’existence de tout RP la concernant et conservé dans un fichier de RP, sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l’accès ;
• Sauf exception prévue à la Loi sur l’accès, toute personne concernée a le droit de recevoir l’information relative à tout RP détenu par la Municipalité la concernant ;
• La Municipalité donne accès à l’information relativement à tout RP de la personne concernée, à celle-ci, en lui permettant d’en prendre connaissance à distance ou dans les bureaux de la Municipalité pendant les heures d’ouverture habituelles et d’en obtenir une copie ;
• Lorsque la personne concernée est handicapée, la Municipalité prend des mesures d’accommodement raisonnable pour lui permettre d’exercer le droit d’accès prévu au présent article 6. À cette fin, la Municipalité tient compte de la politique établie en vertu de l’article 26.5 de la Loi assurant l’exercice des droits des personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale (RLRQ c. E-20.1) ;
• L’accès d’une personne concernée à tout RP la concernant est gratuit. Toutefois, des frais n’excédant pas le coût de la transcription, de la reproduction et de la transmission du RP peuvent être exigés de cette personne. La Municipalité établit le montant et les modalités de paiement de ces frais en respectant les prescriptions du Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels, RLRQ c A-2.1, r 3 ;
• Lorsque la Municipalité entend exiger des frais, elle doit informer la personne concernée du montant approximatif qui lui sera demandé, avant de procéder à la transcription, la reproduction ou la transmission du document.

7. DROIT DE RECTIFICATION

• Toute personne concernée qui reçoit confirmation de l’existence dans un fichier de tout RP la concernant peut, s’il est inexact, incomplet ou équivoque, exiger que le fichier soit rectifié. Il en est de même si sa collecte, sa communication ou sa conservation n’est pas autorisée par la Loi sur l’accès ;
• Lorsque la Municipalité refuse en tout ou en partie d’accéder à une demande de rectification d’un fichier, la personne concernée peut exiger que cette demande soit enregistrée ;
• La Municipalité, lorsqu’elle accède à une demande de rectification d’un fichier contenant tout RP, délivre sans frais à la personne concernée requérante, une copie de tout RP modifié ou ajouté, ou, selon le cas, une attestation du retrait de celui-ci.

8. PROCÉDURE D’ACCÈS OU DE RECTIFICATION

• Une demande de communication ou de rectification ne peut être considérée uniquement que si elle est faite par écrit par une personne physique justifiant son identité à titre de personne concernée ou à titre de représentant, d’héritier ou de successible ou à titre de liquidateur de la succession, ou de bénéficiaire d’assurance-vie ou d’indemnité de décès de cette dernière, ou de titulaire de l’autorité parentale même si l’enfant mineur est décédé;
• Telle demande est adressée au RPRP de la Municipalité et traitée selon la Loi sur l’accès;

9. CONSERVATION ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

• La Municipalité héberge et traite elle-même, au Québec, tout RP collecté;
• Lorsque la Municipalité, dans certaines circonstances confie la collecte, la détention ou le traitement de tout RP, par un fournisseur de service au Québec ou à l’extérieur du Québec, elle prend les meilleures mesures possibles afin de s’assurer que les droits des personnes concernées prévus à la présente politique soient respectés par ce fournisseur;
• Les lois des juridictions hors Québec pourront affecter les droits des personnes concernées;
• Bien que la Municipalité assure la protection des RP, il est à noter qu’aucune mesure de sécurité n’est absolue ou entièrement garantie.
  

10. TRANSFERTS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À L’EXTERNE DE LA MUNICIPALITÉ

• Sauf une autorisation prévue à la Loi sur l’accès, ou à des fins juridiques ou un consentement spécifique obtenu à cet effet de la personne concernée, la Municipalité ne procède à aucun transfert de tout RP en faveur d’un tiers à l’externe de la Municipalité;
• Lorsque tout RP est transféré à un tiers par l’entremise d’un moyen technologique, la politique de confidentialité d’un organisme tiers, le cas échéant, s’appliquera à ces RP désormais.

11. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

• Toute demande d’accès à un document de la Municipalité à un document ou fichier contenant tout RP ou pour une question, doit être adressée par écrit à la personne responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, soit au directeur général de la municipalité par courriel au service du greffe [email protected], ou par la poste :
  
  Municipalité de Saint-Ambroise-de-Kildare
  Service du greffe
  850, rue Principale
  Saint-Ambroise-de-Kildare (Québec) J0K 1S0
  (450) 755-4782

CHAPITRE IV — MESURES ADMINISTRATIVES

12. PLAINTES

Toute personne qui s’estime lésée par la manière dont la Municipalité gère la protection d’un RP peut porter plainte en suivant les dispositions de la Politique administrative concernant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de la Municipalité de Saint-Ambroise-de-Kildare.

Lorsque sa demande écrite d’accès à un document de la Municipalité a été refusée en tout ou en partie par le responsable de l’accès à l’information ou dans le cas où le délai prévu pour répondre est expiré, toute personne requérante peut demander à la Commission d’accès à l’information de réviser cette décision. La demande de révision doit être faite par écrit dans les 30 jours suivant la date de la décision ou de l’expiration du délai accordé au responsable de l’accès à l’information. Elle peut exposer brièvement les raisons pour lesquelles la décision devrait être révisée.

13. DISPOSITIONS FINALES

• La présente politique de confidentialité doit être publiée sur le site Internet de la Municipalité;
• La présente politique de confidentialité et toute modification de celle-ci entrent en vigueur au moment de son adoption par le conseil municipal de la Municipalité;
• Toute modification à la présente politique doit faire l’objet d’une consultation du RPRP et doit être précédée d’un avis de modification de 15 jours publié sur le site Internet de la Municipalité.
  

Adoption de la politique : 18 décembre 2023
Michel Dupuis, maire et René Charbonneau, directeur général et greffier-trésorier

ANNEXE I – Politique de confidentialité (article 4)

1- Nous recueillons vos renseignements personnels notamment lorsque vous :

• vous abonnez à certains services (ex. : infolettre, listes de distribution Facebook, service d’alerte par messagerie);
• vous inscrivez à une activité offerte par la Municipalité;
• transmettez votre candidature pour un poste ou pour compléter le dossier d’employé à la suite de l’embauche;
• faites une demande de permis ou d’un certificat d’autorisation;
• faites une demande de subvention;
• prenez rendez-vous pour une inspection ou une visite d’employés municipaux ou de nos mandataires;
• faites une déclaration pour des travaux effectués sur votre propriété et leur valeur (le cas échéant);
• faites une requête, une plainte ou un signalement;
• complétez un formulaire de filtrage de sécurité (antécédents judiciaires);
• participez à un sondage ou à un groupe de discussion;
• comme fournisseur, vous vous inscrivez aux paiements électroniques;
• communiquez avec nous par courriel, lettre ou par téléphone.

2- Quels renseignements recueillons-nous et pourquoi ?

3- Communication à des tiers

Dans certaines circonstances, nous faisons appel à des fournisseurs pour nous aider à vous servir, comme exemple :

Cabinet d’évaluateurs agréés	Appui à l’évaluateur municipal pour la préparation et mise à jour du rôle
Organismes de contrôle animalier	Émission des licences d’animaux et applications règlementaires
Cabinets de professionnels	Appui aux services municipaux dans l’accomplissement de leur mission
Compagnies de gestion d’inscriptions aux activités	Gère l’inscription à diverses activités organisées par la Municipalité

4- Limitation des accès

Seul le personnel autorisé et qualifié ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l’exercice de ses fonctions y a accès

5- L’utilisation des témoins de navigation (cookies)

Des témoins de navigation (couramment appelés « cookies », sont utilisés pour faciliter et optimise votre navigation sur notre site internet. Les témoins sont constitués de fichiers qui sont téléchargés et enregistrés sur un appareil utilisé pour la navigation sur Internet. Les témoins utilisés par la Municipalité ne permettent pas de collecter de RP au sujet des utilisateurs.

La plupart des fureteurs utilisés pour accéder à Internet acceptent par défaut les témoins. Un utilisateur peut, à tout moment, modifier les paramètres de confidentialité de son navigateur afin de bloquer les témoins ou effacer ceux qui sont déjà enregistrés. Cette action n’empêche pas l’accès à notre site internet, mais peut avoir une incidence sur la performance de celui-ci durant votre visite.